Ein Foto per WhatsApp – das ist ab jetzt dein Belegprozess

00:00:03: So und

00:00:14: herzlich willkommen zu einem weiteren DHW Podcast.

00:00:17: Und heute möchte ich mit euch einfach mal besprechen, geht ja nicht aber zumindest eine Info geben was wir bei der DHW jetzt alles Neues ausgeheckt haben und was es dort halt eben Neues gibt.

00:00:30: Meines Erachtens, wir sind ja jetzt im Zeitalter der KI angekommen und auch die DHW natürlich auch.

00:00:37: Und wir wollen natürlich hier auch in dem Punkt weiter am Maßstäbe setzen wie modern kann man eine Kanzlei aufsetzen?

00:00:45: In diesem Jahr kann ich euch versprechen wird es eine ganze Menge Neuerung geben.

00:00:50: Ich fange mit euch erstmal bei dem an was euch mit Sicherheit am meisten interessiert.

00:00:57: Erstens, es wird eine Neuerung geben wie ihr demnächst Belege bei uns einreichen könnt und dass wir da KI unterstützt und auch WhatsApp unterstützt euch unterstützen können damit ihr einfach noch einen sauberen noch einen cooleren Ablauf bekommt.

00:01:11: Zweitens habe ich hier in der Präsentation die ich gleich aufgesetzt hab Wir werden die Steuerberater-Verechnungsstelle an sich komplett absegen und knicken aus dem Grund, weil wir uns einfach Lina aufstellen wollen.

00:01:24: Und der dritte Punkt ist das Portal.

00:01:27: was wir bei uns auf der Seite haben, was auch häufiger mal für Probleme gesorgt hat wird es in den Punkt nicht mehr geben.

00:01:33: Weil wir nämlich planen im dritten Schritt ein komplettes vollautomatisiertes Ticket System einzuführen, was auch erlaubt uns WhatsApp zu schreiben.

00:01:43: Aber das kommt halt erst im Schritt drei.

00:01:45: fangen wir doch erstmal der Reihe nach mal an.

00:01:50: Was sind jetzt so Sachen um die wir als erstes kümmern wollen und zwar Das erste was wir machen?

00:01:57: Wir geben euch ein Tool zur Verfügung was in der Lage ist eine ganze Menge Aufgaben für euch direkt zu erledigen.

00:02:05: Mein Mantra und mein Maßstab ist ja immer grundsätzlich Orga gleich null.

00:02:10: Jetzt bin ich aber auch kein Fan davon, zu sagen naja gut wir hauen einfach alles in den Cloud rein nach Medizinflut denn tatsächlich gehen die Betriebsbefung hier auch los.

00:02:19: das was ich schon seit Jahren erzählt habe und da gibt es nun mal halt auch ein paar Probleme.

00:02:23: Aber wir haben einen richtig tollen und sicheren Prozess gefunden dem ich persönlich für die Kanzler auch nutze also ich selber halt auch weil ich ihn halt eben wirklich für unfassbar zielführend.

00:02:32: heute.

00:02:34: Was passiert da?

00:02:36: Also grundsätzlich, dass wir eine komplett digitale Kanzlei nicht mehr zu erzählen.

00:02:41: Was bei der Date fehlt ist KI.

00:02:43: Das muss ich ganz klar sagen, das ist ein Riesen-Painpoint und genau da gehen wir in dem Punkt.

00:02:49: Sorry!

00:02:49: Ich habe mich jetzt verklickt.

00:02:50: Genau da gehen die an den Punkt eben ran.

00:02:53: Belege suchen, habe ich ja diesen Pinpoint.

00:02:54: Habe ich ja genauso.

00:02:56: in Zukunft ist es so dass das Sammeln der Belege kennt ihr schon?

00:02:59: Da haben wir ein Invoice Fetcher bei uns im Einsatz könnt.

00:03:01: ihr haben überhaupt kein Thema.

00:03:02: Das heißt allen Portalen wird automatisch alles rausgezogen.

00:03:07: Der nächste Schritt ist aber immer noch der gewesen, dass man sowas hatte.

00:03:10: wie manchmal wurden im Datifunternehmen online anscheinend irgendwelche Belege geschluckt und dann hatte keine Echtzeit abgleichen.

00:03:18: also man hat Sachen eingereicht.

00:03:19: Aber man wusste nicht.

00:03:21: Also erst am Stand, wenn die Buchhaltung gemacht wurde.

00:03:24: Hat es denn jetzt gereicht oder halt eben nicht?

00:03:26: Das ist ab jetzt weg!

00:03:27: Das heißt ihr ladet die Daten hoch und in dem Moment wird halt automatisch schon geschaut wurden die Sachen schon überwiesen?

00:03:34: das heißt ihr habt in dem moment also euren digitalen Schuhkarton quasi einfach beschmissen mit Sachen Eingangsrechnungen Ausgangsrechnung wie auch MX Abrechnung was ich hier noch mal ganz hoch halten will Denn MX ist für uns immer ein Riesenpane.

00:03:51: Also ihr könnt uns im besten Fall eine PDF einfach da rein juckeln und die KI sortiert.

00:03:57: Die Sachen, also den Schuhkarton für euch in eingangsreichenden Ausgangsrechnungen MX genauso wie auch sonstige Dinge wie zum Beispiel ein Mietvertrag, einen Leasing Vertrag usw.

00:04:09: Auch die stehen der kann es leider auch vollautomatisch schon zu verfügen ist das einfach nur ein pures Rheinwerfen.

00:04:15: Und dann habt ihr in dem Punkt erstmal Ruhe.

00:04:18: Das heißt sammeln, sortieren und das ganze umbenennen und co.

00:04:21: das Ganze passiert vollautomatisch.

00:04:23: der tolle punkt an der geschichte ist jetzt der dass früher hatten wir dieses thema mit.

00:04:28: da wurden Sachen nochmal nachträglich hochgeladen.

00:04:31: ja Dann haben wir euch tool zu verfügen gestellt die das euch erleichtern und so.

00:04:35: aber wenn denn nachdreh ich sachen hoch geladen wurden entstanden hat noch meine rechnung fürs nachbuchen alles das fällt jetzt.

00:04:42: Das heißt, diese KI, die wir euch zur Verfügung stellen, sorgt dafür dass nachgereichte Unterlagen auch dementsprechend schon komplett automatisiert verbucht werden.

00:04:53: Das heißt hier dieser Kosten-Painpoint der fällt in dem Punkt erstmal weg.

00:04:59: das nächste Tolle ist Wenn ihr Sachen hochladet, wird von der KI auch automatisch schon geprüft.

00:05:05: Sind die Rechnungen richtig?

00:05:07: Also fehlt da vielleicht was Rechnungsangaben und so weiter.

00:05:10: Seht ihr sofort nicht erst sechs Wochen zu spät... also es ist zu späte war's ja immer ne?

00:05:14: Also sechs Wochen später sondern instant in dem Moment!

00:05:18: Das heißt ihr ladet etwas hoch.

00:05:19: das ist nicht richtig.

00:05:21: Ihr kriegt sofort ein Hinweis.

00:05:22: Ihr ladet was hoch und ihr hättet was besser machen können.

00:05:25: sprich ihr hattet zum Beispiel beim Bestellvorgang eine Untersteuer-ID angeben können, damit ihr nicht zuletzt noch mal neunzehn Prozent im Rechnung gestellt bekommt.

00:05:33: Auch das wird die KI euch sofort schon ausspürken.

00:05:38: Das heißt, ihr habt sofort einen Abgleich.

00:05:40: Stimmt alles?

00:05:42: Hätte ich was besser machen können.

00:05:43: Ja, finde ich wahnsinnig toll!

00:05:44: Dass es halt in der Zeit weiter der KI.

00:05:46: natürlich sollte das so sein.

00:05:48: So und jetzt nochmal an alle WhatsApp Jünger.

00:05:50: Ihr könnt halt eure Klamotten eure Rechnung auch per WhatsApp zu uns schicken.

00:05:57: Das heißt, da ist eine KI hinter die halt guckt.

00:06:00: sind die Sachen dann halt alle richtig?

00:06:02: und so weiter.

00:06:02: ihr kommt auch da in so ein E-Mail in den WhatsApp Dialog quasi rein.

00:06:07: aber ihr könnt die Sachen denn halt per WhatsApp hochladen.

00:06:09: Ihr müsst euch nicht zusätzlich noch irgendwo einloggen oder eine getrennte Handyapp nutzen.

00:06:14: fällt hat alles komplett deckt.

00:06:16: das heißt ihr könnt entweder Und die ganzen Belege, so wie ihr es bisher auch hattet an eure Tools anschließen würde ich euch empfehlen mache ich genauso.

00:06:25: Wie zum Beispiel in Invoysfetscher.

00:06:27: oder ihr leitet aus der E-Mail ins Invois Fetscher eine E-mail weiter.

00:06:31: das hier eine Vollautomache daraus vielleicht sogar eine Regel dass alles automatisiert schon mal da reinkommt.

00:06:35: Das Ding werden wir unsere KI genau so anschließen.

00:06:39: und wenn ihr dann zwischendurch einkaufen geht und ihr habt was was ihr fotografieren müsst macht direkt mit dem Dokumenten-Upload von WhatsApp.

00:06:47: Ihr kriegt dafür eine kleine Info per WhatsApp zurück, wie man am besten was fotografiert denn die könnten nicht nur einfach so fotografieren sondern quasi auch ein Dokument direkt fotografieren und der Rest sprich das umformatieren und so macht dann unsere KI im Hintergrund.

00:07:00: Das heißt dass wird für euch etwas nativer abzuwickeln weil WhatsApp hat's heutzutage natürlich jeder!

00:07:08: Das ist nochmal ne dicke Neuerung.

00:07:09: Es heißt neben diesen digitalen Schuhkarton auch jetzt noch per WhatsApp Business einmal raus.

00:07:16: Also keine Ordnersysteme, keine Ordnerstrukturen.

00:07:19: rein KI übernimmt in dem Punkt erstmal den Rest.

00:07:24: Rechnungen Bestellbestätigung werden aussortiert, Lieferscheine werden aussORTiert, Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und wie gesagt ihr habt dann erst malig nicht erst nachdem wir gebucht haben.

00:07:35: So ein erstmalig, weil an die KI nämlich dann auch automatisch eure Bankdaten angeschlossen werden.

00:07:41: Auch im Instant Live-Upros Übersicht.

00:07:43: was muss ich alles noch bezahlen?

00:07:45: Nutze ich in dem Punkt ganz genau so!

00:07:47: Denn wenn ich es hochlade kann nicht nur Automatisch schon sehen, was muss sich noch überweisen sondern auch ich kann es aus der aus dem Tool heraus auch noch direkt als vorgelagert.

00:07:59: jetzt in den Punkt wo die Dativ ist und auch ehrlich gesagt bisschen schöner ist und cooler.

00:08:05: aber das ist jetzt eine Lösung dafür.

00:08:08: Das heißt, alles rein, das Ding sortiert plus WhatsApp plus ihr könnt auch überweisen so dass heißt dieser ganze Belegprozess wenn er den mit uns vernünftig einmal aufbaut der ist dann wirklich toll und sauber.

00:08:24: Und auch wirklich auf dem nächsten Stand, so wie er auch sein soll das ganze wird verpflichtend bei uns sein.

00:08:30: Das heißt wir wollen natürlich auch dass hier Effizienzen geschaffen werden und deswegen werdet ihr da alle von uns an die Hand genommen.

00:08:39: Natürlich helfen wir euch das ganze Thema einmal vernünftig aufzubauen.

00:08:43: aber ihr habt einfach nur Vorteile in dem ich nutze es halt genauso Kreditkartenabrechnungen.

00:08:48: genauso könnt ihr da genau so mit reinbringen.

00:08:50: Krillkarten sind immer ein Pain-Point in der Buchhaltung, müsst ihr wissen weil die Krill-Karte selber nicht nativ direkt angeschlossen werden kann.

00:08:57: aber beispielsweise die MX ist ein großer Paintpoint CSV PDF in den Sammelordnermittereien am besten eine PDF weil das zum Beispiel Währungsumrechnung noch schneller gesehen werden können.

00:09:08: und dann habt ihr da einen dem Punkt.

00:09:09: erstmal einfach Ruhe und seht direkt.

00:09:13: Also ihr könnt Bankkonten wie gesagt anbinden.

00:09:16: Ihr habt einen laufenden Abgleich, was muss ich noch bezahlen und was nicht?

00:09:19: Ihr habt Fälligkeiten dementsprechend auf einem Blick und ihr könnt aus der Anwendung an sich auch überweisen.

00:09:27: So und das Schöne ist dass wir in diesem Tool hier bis ab ersten erstens sieben zwanzig E-Rechnungsverpflichtungen für alle braucht also jetzt nicht noch ein weiteres Tool euch zulegen um nur dann einfach E Rechnung zu schreiben sondern die könnt in diesem tool auch Rechnungen schreiben.

00:09:39: Das heißt, auch das ist dann in dem Punkt einfach schon mal erledigt.

00:09:43: Das heißt also e-Rechnungskonform seid ihr sicher aufgestellt?

00:09:46: Das nehmen wir euch dann in den Punkt auch automatisch mit ab weil ihr das Tool an sich eh nutzt und dann auch darüber Rechnungen schreiben könnt!

00:09:54: Da bin ich gerade schon darauf eingegangen.

00:09:56: es ist wirklich ein tolles Thema dass die direkt verprobt wird.

00:10:00: bei eingereichten Rechnung sind die Sachen denn von der reinen Formal die erstmal korrekt?

00:10:05: ja nein das Untersteuereid gibt es Reverse Charge Besonderheiten und so weiter.

00:10:11: Also alles das oder wenn der Beleg nicht zur zugeordneten Zahlung passt, auch das fällt dann sofort auf.

00:10:17: Das wird diese Sichtung dieser erst, dieser Quick Check, die wir in dem Punkt erstmal durch die KI übernommen.

00:10:23: Das tatsächliche rechtliche würdigen im Hintergrund machen wie immer, wie gewohnt noch selber.

00:10:27: aber der erste Punkt, den kann wunderbar die KI erstmal Abnehmen.

00:10:33: So, du siehst also welche Belege sind eingegangen?

00:10:36: Also sofort... Also siehst Sie sofort.

00:10:38: jetzt ja!

00:10:38: Es gibt kein Abgleich mit Daten von cool.

00:10:40: Du siehst sofort was ist eingegangend und was fehlt noch.

00:10:42: Was ist offen und welche Zahlungen sind offen?

00:10:45: Wie gesagt dieser Paintpoint mit habe ich doch schon hochgeladen.

00:10:47: Fällt dann weg.

00:10:48: Ihr seht halt sofort beide Instant Live was los ist.

00:10:51: Ihr habt denselben Stand ohne nachzufragen Und ihr seht direkt ob das noch fehlt und ihr seh auch noch direkt etwas nochmal geprüft werden muss.

00:11:01: Es geht halt in einem Upload Ordner an sich nichts mehr

00:11:03: verloren.".

00:11:05: Das heißt, jetzt einen Kanal statt fünf ist schon mal wichtig.

00:11:07: also je weniger Tools desto besser.

00:11:11: zahlen hat dann wenn sie zählen.

00:11:12: das heißt in dem Moment ihr könnt direkt sehen was müsst ihr noch ausgeben und was halt eben nicht weniger rückfragen und natürlich auch weniger kosten weil er einfach nachträglich eingereichte Klamotten nicht in Rechnung gestellt bekommt weil dafür nutzen wir die KI.

00:11:26: ich finde selber einfach fantastisch dass es einfach dadurch abgenommen werden kann und wir haben eine immer vernünftige Datenbasis an dem Punkt.

00:11:36: So, jetzt mache ich die Werbung in dem Punkt einfach mal kurz aus.

00:11:41: was noch passieren wird ist auch das wird alles dieses Jahr noch passieren relativ kurzfristig dass wie gesagt die ganze Rechnungsschreibung von unserer Seite halt auch umgestellt wird denn Verschlanken wir uns genauso wie wir euch da auch behelfen.

00:11:55: Wir werden einfach die STBVS in dem Punkt ist schon gekündigt, das heißt, wir werden da eine andere Form der Zusammenarbeit mit euch machen.

00:12:04: Das heißt ihr kommt dann noch in Zukunft zum Beispiel auch noch Verträge, die neu ausgefüllt werden müssen weil natürlich auch wir weiterhin mit KI arbeiten wollen und euch Auswertungen zur Verfügung stellen wollen.

00:12:16: Deswegen brauchen wir einen neuen Vertrag oder eine Ergänzung zumindest dazu Und die Abwicklungen über ein Kanzleiportal und so stellen wir euch noch kostenfrei bis Ende des Jahres zur Verfügung, aber wird eingestellt.

00:12:27: Weil einfach zu viel Kritik kam, dass einfach alles nativer über E-Mails abgewickelt werden kann wie das kommt auf euch zu auch die Unterschriften und so werden deutlich leichter werden.

00:12:39: Das heißt also den Kanzleportal an sich.

00:12:41: was wir aktuell nutzen wird es dann nicht mehr geben.

00:12:46: Die Rechnungsschreibungen wird anders sein bei uns was aber durch sepereinzug auch überhaupt aus den sie ja bei der stb vs genauso gibt keinerlei umstattung ist.

00:12:58: wichtig ist und das ist glaube ich das was uns alle gemeinschaftlich betrifft wir stellen jetzt halt alle jetzt mit k i Stück für Stück weiter auf, um einfach an sich eine wirklich mega tolle zukunft zusammen zu gestalten.

00:13:08: Ich freue mich da wahnsinnig drauf gerade diese ganzen den ganzen KI-Einsatz weiter in die Kanzlei reinzubringen und auch da, also ganz klar zu sagen.

00:13:17: Ich meine die Leute, die mich kennen, die wissen das hier wird es nie aufhören.

00:13:20: wir werden immer weitermachen weil ich das einfach total spannend finde mit euch zusammen.

00:13:25: Die Steuerberatung der nicht nur der Zukunft sondern ich weiß gar nicht wie man was so nennen soll Weil die meisten Steuerberater immer noch statistisch gesehen tatsächlich nur mit Papier arbeiten.

00:13:35: Das wird alles so toll und so modern Da freue ich mir einfach wirklich wahnsinnig drauf.

00:13:40: Ansonsten Kanäle an sich bleiben.

00:13:42: Ihr wisst, was sich ändert.

00:13:44: also der Buchhaltungsprozess wird sich ein Punkt für euch verbessern.

00:13:48: Ihr habt deutlich schnelleren Abgleiche könnt mit WhatsApp einreichen.

00:13:51: zweiter Punkt Kanzlei Portal.

00:13:53: werdet ihr euch auf den Laufenden gehalten wird Stück für Stück eingestellt Rechnungsschreibungen wird sich ändern und es wird dann aus Blick auch dieses Jahr kommt dieses Jahr noch einen Ticket System geben das hier auch da ganz normalen per WhatsApp mit uns kommunizieren könnt und wie intern die Sachen so vernünftig verteilen können, dass da jederzeit jemand für euch ansprechbar ist.

00:14:11: Gut!

00:14:12: In dem Sinne, falls ihr Fragen habt, ihr kennt eure Ansprechpartner meldet euch gerne.

00:14:15: ich freue mich auf Feedback.

00:14:16: Ich wünsche euch noch eine tolle Sommerzeit, eine sparte Zeit mit der Familie und demnach auch Steuerberatung der Zukunft sei Punkt Null.

00:14:25: schimpft es, wie ihr wollt voll egal auf.

00:14:27: interagent wird zusammen weiter nach vorne.

00:14:34: Das

00:14:35: war der DHW Podcast.

00:14:36: Abonnieren und dranbleiben!

00:14:38: Mehr auf dhw-sdb.de, DHW Deiner Heimat für Wachstum.