Rückfragen auf null: So nutzen wir KI in der Buchhaltung

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00:00:15: Ja, das Thema KI und Steuerberatung ist ja wirklich in aller Munde.

00:00:18: Und man kann einfach festhalten es gibt halt Kanzleien die gehen hier mit und das ist auch viel Aufwand am Ende des Tages und es gibt auch Kanzleihen die tun's halt eben nicht!

00:00:29: Die DHB hat sich schon seit Ewigkeit noch für Karte gesetzt.

00:00:31: Ja, brauche ich mich jetzt nicht selbst für loben.

00:00:33: Aber wir gehen tief mit KI mit weil es einfach ein Riesenspass macht.

00:00:37: und das Thema Buchhaltung Belege suchen um belege Qualität prüfen Das muss einfach der Vergangenheit angehören.

00:00:46: Und ich möchte ganz gern hier ganz klar sagen die DHW hat in der Vergangheit natürlich auch Geld damit verdient Nachgereichte Unterlagen nochmal zu Bepreisen beim Mandanten.

00:00:57: Das heißt, der Einsatz von KI den wir jetzt hier ganz massiv nach vorne stoßen wird auch dafür sorgen dass die DHW weniger Geld verdient.

00:01:05: aber das mache ich trotzdem weil ich diesen Vorgang an sich einfach unfassbar zeitgemäß finde.

00:01:11: und ich hole euch da einmal kurz eben ab wie das ganze am Ende des Tages auszusehen hat wenn alles gut läuft.

00:01:19: Wir selber nutzen diese ganzen Tools, die ich jetzt hier gleich vorstelle natürlich ebenfalls.

00:01:24: Aber das Thema KI und Buchhaltung fast einfach an dem Punkt extrem gut zusammen.

00:01:30: Was hat nicht sein darf ist dass ganze Beleg hinterherrennen usw.

00:01:34: Das hat eine Steuerberatung einfach mal nichts zu tun.

00:01:37: Das ist einfach nur notwendiges Übel.

00:01:39: Und je digitaler man dann arbeiten... Ich meine es kommt durch ne MX was rein, durch nen PayPal, durch was auch immer.

00:01:45: ja das wird Einfach leider eher unübersichtlicher als übersichtlicher.

00:01:49: Denn früher wurde der Bankkontoauszug ausgedruckt, vielleicht sogar noch die Rechnung hinter den jeweiligen Kontoaussuch geheftet und dann wird die Buchhaltung im Steuerberat abgegeben.

00:02:00: Und jetzt fliegt eigentlich alles aus allen Himmelsrichtung einem so entgegen.

00:02:05: Das bedeutet dann natürlich, dass wenn man einen Buchhaltungsmonat eins beispielsweise in Januar hat, irgendwann hat man den dann gebucht als Steuerberater und hat dann vielleicht sechs Wochen später die Rückfragen zum Januar geschickt.

00:02:16: Und ganz ehrlich ich bin ja selber auch Unternehmer oftmals kann man sich einfach nicht mehr daran erinnern.

00:02:21: es recht dann, wenn PayPal vielleicht sogar noch unter nem anderen Namen abbucht oder da vielleicht ne Firma drin ist, ich gar nicht mehr wiedererkenne und das ganze viele Kleinstbetrauchsrechnungen sind.

00:02:32: Aus dem Grund haben wir das ganze mal so aufgebaut, wie es dann richtig gut laufen kann.

00:02:36: Denn für mich eines der wichtigsten Themen ja überhaupt ist ich kann endlich Belege per WhatsApp schicken.

00:02:43: Ich zeige euch gleich mal kurz wie das aussieht wenn man hat eine WhatsApp Chat mit seiner eigenen Buchhaltung quasi also mit dem Tool und das habe ich beispielsweise als die Erna.

00:02:53: Die Buchhaltungserne eingerichtet und da gehe ich auf das Plus-Scanmeinbeleg Und schick ihn weg.

00:02:59: Ich habe meinen WhatsApp immer dabei, also das ist überhaupt kein Problem!

00:03:02: Ich lieb es jetzt mal in die Thermokwirtung einzuscannen.

00:03:05: Das heißt dass hier was fehlt, da kann nicht mehr sein.

00:03:08: Per E-Mail ist es so, ich habe bei mir einen getrennten Rechnungseingang.

00:03:12: Das heißt bei uns heißt das Beispiel als Buchhaltungsdhw.

00:03:15: Da kommen nur Sachen rein die auch bezahlt werden sollen.

00:03:18: natürlich werden die vorher geprüft und Co.

00:03:19: aber die Sachen werden automatisiert weitergeleitet.

00:03:22: Ich hab einfach da eine E-mail weiter leitungen.

00:03:25: Zack ab direkt nach Tabula oder direkt nach e-mails.

00:03:28: Fetcher würde immer den direkten Weg nehmen also direkt auf die E- Mail Adresse von Tabula aus Portalen, da gehe ich halt hin.

00:03:37: Ich liebe Invoice Fetcher vor allen Dingen für die Amazon Rechnung weil InvoiceFetchers eine native Schnittstellung in Amazon rein hat.

00:03:45: Ja, finden immer weiter Belege also Portale aufgebaut, die noch weiter abgerufen werden aber auch das klappt wirklich meines Erachtens hervorragend und ich habe hier überhaupt keine Probleme.

00:03:53: Also habe ich aus Portalen direkt die ganzen Sachen über Invoice Fetcher, dass das Tool zieht.

00:03:59: Permanent halt alles bringt ihn nach Tabularei.

00:04:01: Das heißt, auf der linken Seite hab' ich halt dieses Beleg sammeln Dass ich weitestgehend automatisiert habe, außer dass sich man bei mir per WhatsApp vielleicht noch was fotografieren muss.

00:04:11: Aber e-mail, automatische Weiterleitung direkt in Tabiola.

00:04:13: Thema ist.

00:04:14: durch und aus Portalen beispielsweise wird durch ein Invoicefetscher aktiv runter geladen.

00:04:19: Vierundzwanzig sieben und immer nach tabiola reingepackt.

00:04:21: So jetzt hab' ich diese Belegvalidierung in der Mitte.

00:04:25: Das heißt hier wird nochmal geguckt.

00:04:27: sind alle Belege da, weil bei Tabula selber binde ich alle Banken an der gehen vor allem auch alle Bankeneo-Banken und so weiter gehen er vernünftig rein.

00:04:36: MX zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht nativ hat aber übrigens auch keiner.

00:04:40: dafür kann ich halt eine CSV oder eine PDF einfach wirklich unsortiert in Tabula reinschmeißen.

00:04:44: die erkennt das als MX Abrechnung Und bereitet es mir als Bank wiederum vor und frag mich welche Belege denn wie wohl fehlen.

00:04:52: Das heißt ich habe hier eine KI gestützte Dokumentenerkennung, finde ich wahnsinnig toll!

00:04:58: Ich hab ne Sofortprüfung jeder Rechnungen also ist die... Rechnung richtig, brauche ich noch eine andere.

00:05:04: Ist das ein Eigenbeleg der nicht lesbar war?

00:05:06: Ist die Rechnungen mehr als € twohundfünfzig Euro und ich brauche ne korrekte Rechnen.

00:05:09: ist die Anschrift vielleicht falsch.

00:05:11: Braue ich nur Umsatzsteuer-ID?

00:05:12: uns weiter.

00:05:13: all das wird durch den KI jetzt hier automatisiert geprüft.

00:05:16: mega!

00:05:17: Das heißt ich lade es hoch.

00:05:18: Ich kann mich auf meinem Google Chrome klar quasi nutze ich jetzt persönlich auf mein MacBook überall einloggen Und sehe halt immer direkt was Phase ist.

00:05:26: Dann habe ich eine automatische Zuordnung.

00:05:28: also ich kann also direkt sehen was wurde auch bezahlt.

00:05:30: das heißt ich hab bei mir Auch eine live Übersicht.

00:05:33: Das heißt der linke Teil dieses Beleg sammeln voll automatisiert in der Mitte, wer die Belege an sich die Art der Belege werden geprüft.

00:05:41: ist die Qualitativ richtig ja oder nein und fehlen noch Belege.

00:05:44: das war das wo die DHW in der Vergangenheit beispielsweise immer auch Geld mit verdient hat.

00:05:48: Mit diesem Oh hier habe ich noch sieben zwanzig Positionen nicht.

00:05:51: schickt ihr das berühmte dreizen-sebzig Bittegier das einmal runter und reich uns die Sache nach.

00:05:58: Und wenn sie dann nachgereicht wurden, wurde nochmal getrennt der Vorlauf aufgemacht und dann noch mal Getrennt.

00:06:03: abgerechnet ist erledigt.

00:06:04: Das gibt es nicht mehr.

00:06:05: Das heißt man hat jetzt sofort eine Live-Übersicht.

00:06:07: was fehlt was nicht?

00:06:09: Und das berühmte ich habe das doch schon hochgeladen fällt halt auch weg, das hörten wir ganz häufig.

00:06:14: Wie kann doch gar nicht sein habe ich doch bei Unternehmen online schon hochgeladen, fällt weg.

00:06:18: Das heißt da in dem Punkt ist erstmal alles für die Buchhaltung fertig und diese nervigen Rückfragen hat uns ehrlich gesagt natürlich auch genervt fallen halt weg gehören der Vergangenheit an.

00:06:28: Und so sieht es beispielsweise im WhatsApp aus.

00:06:30: ja das sind WhatsApp Chat.

00:06:31: Da habe ich beispielsweise mal eine Visitenkarte von meinem Arzt einfach fotografiert.

00:06:35: Dann sagt das Ding mir sofort, ey ne hier bitte mit nem Plus und als Dokument usw.

00:06:40: Und dann kannst du vernünftig automatisiert scannen.

00:06:43: Das heißt es ist so wie wenn ihr ein Bild über WhatsApp schickt also... Das heißt Anhangdokumente, alles das gefliegt einfach durch WhatsApp dann einfach rein.

00:06:52: Ich habe es bei mir Erna genannt, das heißt die geht einfach hin und konntenspeichert euch diese Handynummer an die er die WhatsApp schickt einmal mit einem Kontakt so ab dass ihr dies auch wieder kennt.

00:07:01: Bei mir ist halt die Erna und das Wichtige ist es kommt hat sofort auch die Nachrichtigung ist hochgeladen Thema durch.

00:07:08: So, dann habe ich beispielsweise an mir mal meine Tankstelle, ja Thermokwirtung, Clutch eben als Dokument kurz eben rein fotografiert.

00:07:14: er sieht halt eben automatisch sind die Pflichtangaben da ist die Adresse korrekt?

00:07:18: brauche ich nur unser Steuer-ID bei über zweihundertfünfzig Euro brauche jetzt doch nochmal eine richtige Rechnung.

00:07:24: Ja nein!

00:07:25: Ist ein Eigenbeleg erforderlich und passend Beleg und Bank zusammen auch das wird automatisch getrackt Erkennt auch, ob es Lieferscheine sind und wird dann noch sofort sagen.

00:07:34: Es ist ein Lieferschein packe ich da bei dir über sonstige Dokumente einfach weg.

00:07:38: das heißt ihr könnt einfach alles reinschicken und die KI sortiert entweder für die Buchhaltung oder in sonstigen Dokumete sprich einen Mietvertrag liefern.

00:07:46: Schein er war sortierte automatisch an sich halt erstmal aus so und der vorteil ist dann einfach durch diesen durch dieses setup.

00:07:55: was wir da einfach bieten ist es so ihr habt einen vollkommen live über sicht ihr seht vierundzwanzig sieben.

00:07:59: welche rechnungen muss ich noch überweisen?

00:08:02: denn dadurch dass hier in den tools auch automatisiert die banken angebrunten werden Nicht wie bei unter dem online, dass man einen Schritt weiter geben muss.

00:08:09: Das läuft alles im Hintergrund.

00:08:10: automatisch hat man eine live U-Passübersicht und kann natürlich auch hier aus diesem tool direkt auch überweisen.

00:08:16: ihr braucht also kein anderes tool mehr dafür Sondern wir können es direkt in den einmachen.

00:08:21: Rechnung und Mahnsysteme oder Mahnwesen.

00:08:23: Man kann in dem Tool namens Tabular Bei uns kann man beispielsweise auch direkt die rechnung schreiben Also eigene rechnungen schreiben.

00:08:29: man kann aber raus fremd systemenrechnungen Die man geschrieben hat da rein Schicken.

00:08:35: Er kennt das dann als Rechnung, als wenn er sie selbst geschrieben hätte und man kann dort ein automatisiertes Mahnwesen einrechnen.

00:08:41: Bin ich mega?

00:08:41: erst eine Arbeit wirklich?

00:08:43: Die kann man sich wunderbar durch die KI abnehmen lassen.

00:08:46: Eine MX wird hier fast wie eine eigene Bank behandelt.

00:08:49: Es gibt nichts Besseres tatsächlich am Markt.

00:08:51: Das heißt es wird dann einfach eingebunden.

00:08:53: noch Dann kommen die Abfragen, wie fehlt ihr noch was?

00:08:56: usw.

00:08:57: Und es wird in der nahe und außennahen Zukunft beispielsweise zum Beispiel das Programm permanent weiterentwickelt auch ne Art Buchhaltungs Chat geben.

00:09:05: Das heißt, man kann beispielsweise auch mit der Buchhaltung chatten aktuell noch nicht der Fall soll aber bis Ende des Jahres kommen also wie ein konkreter LLM Chat genau hier auf die Internetseite findet nochmal unser Buch.

00:09:18: das wollte ich jetzt aber in dem Punkt gar nicht mehr wirklich konkret zeigen.

00:09:21: wichtig ist KI und Buchhaltungen gehört einfach perfekt zusammen.

00:09:24: ja also das heißt alles dass was nach dem Mantra leben soll Orga gleich null.

00:09:28: nachdem lebe ich beispielsweise versuche Organisationen so runter zu drücken, wie es nur irgendwie geht.

00:09:35: Und wie gesagt das Ganze mache ich obwohl ich als Steuerberater mit dem Teil früher Geld verdient habe dass sich zusätzlich mehr Aufwand in Sachen Buchhaltung oder was nachgereicht wurde nochmal Rechnungen gestellt haben.

00:09:46: aber ich finde diesen Weg einfach total unsexy und nicht schön und das gehört für mich Als Lösung für jeden Unternehmer zwingenderweise da rein hier sicher ein Baukasten zu bauen wo ich halt beispielsweise gar keine Angestellten mehr für brauche, die diese lästige Aufgabe für mich übernehmen.

00:10:01: Da gestern wir bei uns internen Beispiel auch schon seit Jahren komplett umgestellt.

00:10:05: Die gehen dann in der Hinsicht einfach hin und übernehmen viel wertvollere Arbeit als wir haben früher mal gesagt lochen knicken abheften.

00:10:14: In dem Sinne falls ihr noch Fragen habt gerne melden auf allen Socials.

00:10:17: Ihr wisst wo ihr uns findet.

00:10:19: Ansonsten wünsche ich viel Spaß mit dem Setup wie man heutzutage mit KI und Buchhaltung vernünftig laufen kann, da braucht man sich nicht irgendwas bei YouTube ausdenken sondern dieses System ist erprobt.

00:10:30: Es funktioniert es hervorragend und es geht direkt zum Steuerberater rüber.

00:10:33: wenn ihr Steuerberate halt habt der damit auch umgehen können will.

00:10:37: herzlich willkommen in der Neuzeit.

00:10:38: ansonsten vielen ihm dank.

00:10:39: bis zuhören bis dann ciao.

00:10:43: das

00:10:44: war der DHW Podcast.

00:10:45: abonnieren und dran bleiben.

00:10:47: mehr auf dhw-sdb.de.

00:10:50: DHW Deiner Heimat für Wachstum.